Ci hai mai fatto caso? Una parte dello stress al lavoro è legato alla comunicazione scritta. Nonostante essa abbia tantissimo potenziale per alleggerirti la giornata lavorativa e la vita… viene usata male e, tac, diventa uno stress. Oggi ti racconto della relazione tra stress lavorativo e messaggi lunghi, che dico lunghi, eterni!
Cosa intendo per “messaggi lunghi”
Un messaggio è lungo o è percepito lungo quando contiene informazioni ritenute non rilevanti da chi legge. La percezione di lunghezza di un messaggio, quindi, è determinata da diversi fattori tra cui il principale è la relazione tra chi scrive e chi legge. In una relazione professionale, informazioni extra, messe lì senza un collegamento con ciò che si sta comunicando, danno facilmente l’impressione di aver ricevuto un messaggio troppo lungo.
Di solito le informazioni non rilevanti sono preamboli e premesse non necessari, spiegazioni e giustificazioni non richieste, giudizi e intrepretazioni, condivisioni personali e intime, aggettivi e avverbi che non aggiungono valore alla comunicazione, perifrasi e parole vaghe.
Preamboli e premesse non necessari
Si tratta di descrizioni, racconti, contestualizzazioni che non servono. Chi legge il messaggio sente che non stai andando al dunque, si può irritare e percepire una perdita di tempo. Inoltre, rischi di dare l’impressione di non avere fiducia e sicurezza in ciò che stai per chiedere o proporre.
Spiegazioni e giustificazioni non richieste
Anche in questo caso, chi legge potrebbe annusare insicurezza. Infatti, le spiegazioni e le giustificazioni di questo tipo non sono essenziali per il messaggio che vuoi comunicare e possono far pensare che tu per prima/o non ti stai autorizzando a scrivere ciò che stai scrivendo. Di conseguenza, mettono in allerta.
Giudizi e interpretazioni
Quando un messaggio contiene giudizi e interpretazioni fuori contesto, può irritare: chi legge potrebbe avere addirittura bisogno di tenerti alla larga. Questo vale anche per le recensioni: una recensione che giudica uscendo dal campo va fuori tema e non sarà apprezzata.
Condivisioni personali e intime
Le comunicazioni che stai facendo sono di tipo professionale? Perché, allora, inserire dettagli personali e intimi? Chiediti quale sia lo scopo. Talora queste condivisioni sono sintomo di bisogno di contatto, altre di insicurezza e rappresentano un tentativo inconsapevole di evitare un potenziale attacco. In alcune occasioni possono anche avere un effetto manipolativo che è molto controproducente.
Aggettivi e avverbi di troppo
Aggettivi e avverbi di troppo fanno l’effetto di certi eccessivi filtri per le fotografie: rendono tutto un po’ più finto. Chi legge sente poca autenticità e fatica a sintonizzarsi emotivamente e umanamente. Il tuo messaggio potrebbe sembrarti scritto bene e con ricchezza di dettagli, ma arriva costruito, artefatto.
Perifrasi e parole vaghe
Utilizza parole specifiche, potenti nel loro significato, anziché parole vaghe. Quest’ultime restano in superficie e possono richiederti lunghe perifrasi per spiegare un contenuto che si può rappresentare con una singola parola o frase. Noia, fraintendimenti e irritazione sono tra gli effetti collaterali.
Cosa fare se ricevi messaggi lunghissimi
Quando ricevi messaggi lunghissimi, rispondi corto! Dico davvero, a un messaggio lungo senza che vi sia un motivo valido per cui sia così lungo, la soluzione è rispondere brevemente.
Un messaggio lunghissimo è un atto di invasione del tuo spazio e del tuo tempo e hai diritto a mettere dei confini.
La tensione che provi quando ricevi un messaggio lunghissimo è stress e lo stress al lavoro c’è già prer altri aspetti senza che ci si mettano pure i messaggi lunghi senza ragione. Non è possibile educare chiunque ci scriva a una buona comunicazione scritta, ma puoi aiutare te stessa/o a non vivere e subire questo stress aggiuntivo.
Come si fa a scrivere corto?
Ti descrivo un metodo praticissimo:
Primo passo
- Seleziona le parole chiave che riguardano i contenuti pratici;
- Seleziona le parole chiave che riguardano i contenuti emotivi;
- Seleziona tutte le parti del messaggio che ti sembrano fuori tema.
Secondo passo
- Costruisci una risposta con sole tre frasi: una riguarda il contesto, una le emozioni/ il contatto umano, una il contenuto concreto;
- Se serve aggiungere qualche parola o frase per argomentare, fallo. Altrimenti, invia!
Esempi di scrittura corta anti-stress
Ho letto la tua richiesta di aumento e mi fa piacere comunicarti che possiamo raggiungere la somma che ci hai indicato. Sarà pronto l’aggiornamento di contratto in settimana così potrai ricevere il nuovo stipendio a partire dal prossimo mese.
Ho appena controllato in magazzino e ho un doppio aggiornamento per lei: l’ordine di cui sta aspettando la spedizione è pronto eccetto che per un prodotto. Possiamo attendere e spedire tutto insieme o oppure inviarle i prodotti disponibili ora e il prodotto restante in seguito. Quale soluzione preferisce?
La sua storia è struggente, Luisa, e mi è arrivata dritta in pancia. Per questo, le mando un abbraccio grande e la ringrazio per la fiducia nel confidarmi aspetti così intimi della sua storia. Tornando al presente, il servizio di consulenza fiscale è compreso nell’abbonamento annuale, mentre il semestrale non lo prevede. Può comunque acquistare il servizio fiscale a parte e la tariffa è di XXX euro. Questa tariffa è più bassa di quella che vede nel sito perché è dedicata a chi, come lei, ha già un abbonamento con noi.
Mi dispiace moltissimo per la taglia sbagliata! So che questo abito le serve per domenica quindi abbiamo appena provveduto alla spedizione della taglia corretta. Per il reso, può consegnare il pacco con l’abito troppo grande al corriere. Chiuda bene il sacchetto, anche con dello scotch, e gli mostri il codice a barre che le invio in allegato.
Hai riconosciuto negli esempi le tre frasi principali?
La comunicazione scritta senza stress si può imparare
Anche tu hai voglia di alleggerirti la giornata e risparmiare tempo e stress, ma non sai ancora come fare? Puoi chiedere una consulenza singola, scegliere una formazione per imparare tutti trucchi e costruire il tuo stile personale oppure delegarmi le tue comunicazioni scritte più complesse, ordinarie e straordinarie.
