Le mail urgenti sono uno dei motivi di stress professionale. Scrivere una mail urgente o rispondere con urgenza a una mail causa tensione, ansia, rigidità muscolare e mentale. Vediamo insieme se e quando sono davvero urgenti.
Cosa ti fa sentire urgenza?
Una mail ha effetto urgenza quando percepisci un pericolo. Come nella vita reale, l’azione rapida è legata a un messaggio primitivo di difesa personale. Puoi percepire un pericolo quando stai per scrivere una comunicazione che ti aspetti possa non essere accolta con disponibilità oppure quando hai ricevuto una comunicazione e senti di dover rispondere ora.
Cosa ti fa pensare che devi rispondere ora?
Le mail che portano a rispondere in fretta sono reclami, recensioni negative e richieste di informazioni. Nei primi due casi, stai sentendo l’attacco e vuoi difenderti il prima possibile, nel terzo caso il pericolo consiste nel perdere una possibilità.
Il messaggio interiore è: spicciati!
A cosa serve spicciarsi?
Nel caso in cui tu stia per scrivere una mail i cui contenuti potrebbero non essere graditi, spicciarti è un po’ “via il dente, via il dolore”. Se stai per rispondere a un reclamo o recensione negative spicciarti è difenderti prima che arrivino altri colpi; nel caso di richieste di informazioni, spicciarti è darti l’opportunità di mostrarti affidabile e presente. Nella pratica, spicciarti è:
1) Sicurezza e controllo
Spicciarti è un modo illusorio di avere controllo e darti sicurezza.
2) Sentirti abbastanza
Spicciarti è una strategia per sentire di fare e essere abbastanza (brava, presente, professionale, organizzata…)
3) Senso del dovere
Spicciarti è rispettare la convinzione che devi essere veloce. Accade quando hai imparato che il tuo valore dipende dalla prestazione.
Spicciarti: effetti collaterali
Gli effetti collaterali dello spicciarti sono:
- Ti spicci oggi e ti tocca spicciarti domani;
- Pensi che il tuo valore dipenda dalla velocità;
- Aumenta l’ansia;
- Ti sembra di non farcela più;
- Perdi di vista le priorità.
Come iniziare a liberarti dal senso di urgenza
- Rileggi la mail dal fondo: ti aiuterà a focalizzare i contenuti rilevanti della mail sia di quelle ricevute, sia della bozza di quella che stai impostando tu.
- Scova l’urgenza, se c’è! In tal caso potrai dare alla priorità a quella mail. Se non c’è, potrai panificare un altro momento per rispondere.
- Quando non sai orientarti sulla priorità chiediti: devo rispondere? O è preferibile io lo faccia il prima possibile? Voglio rispondere? Posso in questo momento rispondere?
Uh, e ricorda un aspetto importante!
Se rispondi con urgenza quando urgenza non c’è, il controllo non lo hai tu!
