Come farsi capire? Mi viene chiesto così di frequente come riuscire a scrivere in modo chiaro e riuscire a farsi capire! Nella comunicazione quotidiana utilizzi di continuo messaggi in chat o mail e conoscere gli errori tipici ti aiuterà a risparmiare tempo ed evitare fraintendimenti e conflitti.
Una lista pratica di errori tipici
Prima di iniziare a scrivere pensavo di proporti una lista di soluzioni, ma… non si può sentire il valore di una soluzione se non si è consapevoli di quali sono gli errori! Quindi, ecco una lista di errori tipici nella comunicazione scritta!
Scrivere di fretta: errore macro
L’errore macro è scrivere di fretta. Forse, addirittura, potremmo considerarlo l’Errore perché tutti gli altri ne sono conseguenza. Scrivere di fretta è il modo migliore per combinare pasticci comunicativi. Digiti velocemente nella convinzione che così guadagnerai tempo e, invece, stai seminando per perderne tantissimo. Una comunicazione scritta frettolosa, infatti, è un modo perfetto per non farti capire e invischiarti in un circolo di dubbi, conflitti, richieste di chiarimento: un vero spreco!
Infischiartene di punteggiatura e grammatica
Quando hai fretta o quando dedichi poca cura alla scrittura, tralasci punteggiatura e grammatica, anche basi e fondamenti semplici. Purtroppo, una virgola al posto sbagliato, un punto a metà frase o frasi mal costruite possono lasciare dei dubbi in chi legge. Nel migliore dei casi la persona ti scriverà per avere chiarimenti e perderai tempo in comunicazioni aggiuntive; nel peggiore, potrebbero guastarsi relazioni e collaborazioni.
Usare parole vaghe o fraintendibili
Per fretta o poca cura rischi di scegliere parole vaghe che lasciano in sospeso chi legge. Anche in questo caso, ben che vada perdi tempo in chiarimenti che avresti potuto risparmiarti. Nel caso tu stia dando indicazioni a chi collabora con te può succedere che non ottieni ciò che hai chiesto perché chi ha letto ha capito male e, di fretta a sua volta, non ti ha chiesto di specificare.
Fare richieste poco specifiche
Come per il punto precedente, fare richieste poco specifiche può portare a non ricevere ciò che hai chiesto. Si dice che sia utile utilizzare la Regola del cameriere (o della cameriera). In un locale, di solito, chiedi esattamente ciò che desideri e solo così puoi aspettarti di ricevere la bibita o il piatto che stai aspettando. Immagine quanta confusione se chiedessi un generico “qualcosa”! Segui la stessa regola quando scrivi una richiesta o dai un’indicazione per un compito o un’istruzione.
Dare per scontati dei contenuti
Chi legge le tue comunicazioni scritte non è nella tua testa. Ricorda di specificare antecedenti e motivazioni delle tue richieste e osservazioni; spiega le tue intenzioni e il risultato atteso, gli scopi. Ti potrà sembrare una faccenda lunga e laboriosa, ma non lo è. Tanto per cambiare, ti farà risparmiare tempo e darà un senso di sicurezza e affidabilità.
Dimenticare la sintonizzazione emotiva
Sia che tu stia scrivendo una prima comunicazione, una risposta a un messaggio ricevuto o una comunicazione a persone a cui scrivi di frequente, ricorda di fare attenzione alle emozioni. Ti servirà riconoscere le tue, mentre scrivi, e quelle che potrebbe provare chi riceve il messaggio quando leggerà. Se dimentichi le emozioni succederà che i tuoi messaggi saranno meno coerenti con quello che desideri comunicare, ti sembrerà mancare qualcosa e chi ti legge potrebbe non capirti o non sentirsi capito/a. La relazione ne risentirà molto.
Possono sembrarti piccolezze ma…
Per farsi capire serve notare quali sono gli errori più comuni e iniziare a cambiare le cose. Potrebbero sembrarti piccolezze e potresti pensare che la tua attività e le tue relazioni non stiano risentendo del tuo modo di comunicare. In realtà ne sono già influenzate! Sono già rosicchiate sotto la superficie e ora è il momento di cominciare il… restauro! Migliorerai le relazioni e, sì, avrai finalmente molto più tempo per idee e progetti o da dedicare a te e a chi vuoi bene.
Sai che la cosa migliore per farsi capire è la pratica?
Fare pratica ti aiuterà a farti capire con facilità! Per fare pratica, puoi scegliere l’Abbonamento Ghostwriting attraverso il quale collaboreremo per le tue comunicazioni scritte. Passo dopo passo creerai il tuo stile, allenerai il tuo servzio clienti oppure… potrai dare a me il compito di occuparmi delle tue comunicazioni più importanti.
