Perché non fare copia-incolla di un buon messaggio? In questo articolo voglio mostrarti perché non basta copiare una formula per comunicare bene. Via, senz’altra esitazione, andiamo a esplorare!
Copia-Incolla di un buon messaggio
Succede questo: trovi un buon testo online – o te lo propone l’IA – oppure ti è riuscito bene un messaggio e pensi che lo userai come modello per tutte le comunicazioni simili.
Lo salvi nelle note e lo tieni lì, pronto per la prossima occasione. Non stai considerando un dettaglio rilevante: utilizzarlo senza adattarlo può trasformare il tuo messaggio in un boomerang che colpisce duro.
Ti propongo un esempio pratico
Facciamoci un esempio pratico semplice, che ci aiuti a tenere a mente il meccanismo. Immagina di aver salvato questa frase, in risposta a una richiesta di informazioni:
Grazie per il tuo messaggio. Ti invierò le informazioni richieste entro domani.
Sembra andare bene, vero? Puoi salvarlo come modello di risposta e è fatta, no? No.
Immagina di fare copia-incolla di questo messaggio e…
… di utilizzarlo come risposta automatica: cosa non va?
In primis non va il ringraziamento iniziale: per cosa ringrazi? Per aver ricevuto un messaggio? È un eccesso di cortesia che rende la comunicazione artificiosa e stucchevole. Inoltre, chi lo dice che chi ti ha scritto ti ha inviato un messaggio per cui vada bene ringraziare? Se ti avesse insultato, criticato ingiustamente o svalutato?
Non va bene neanche la frase successiva perché la sua efficacia comunicativa e il suo effetto relazionale dipendono dal contesto specifico.
Per esempio, prova a usare la stessa frase in questi tre scenari:
- Una cliente ha chiesto un dettaglio su un contratto;
- Una collega ti ha chiesto un file urgente;
- Una potenziale partner ti ha chiesto chiarimenti su un progetto in corso.
In questi casi la risposta arriverebbe liquidante e disinteressata e crea sfiducia e senso di inaffidabilità.
Flessibilità comunicativa
Anche se una frase è corretta grammaticalmente, non è detto che comunichi bene.
Per comunicare bene è necessario curare la flessibilità di lessico e struttura e tenere conto di:
- Relazione con chi leggerà;
- Contesto;
- Tono di voce;
- Stile comunicativo;
- Intenzione;
- Obiettivo generale;
- Obiettivo specifico.
La flessibilità comunicativa va a braccetto con la consapevolezza comunicativa: se c’è l’una, c’è l’altra.
Sai come comunicare in modo flessibile e consapevole?
Io lo insegno!
