Scrivere chat professionali è importante! Anche per lavoro si usano WhatsApp e altre chat di messaggistica (Telegram e Direct Message per esempio) e. per assicurarti di usare queste chat in modo professionale, ecco cinque cose da NON fare.
Non scrivere messaggi frammentati
La sfilza di messaggi brevi trasmette ansia e poca organizzazione. Una/un professionista che conosce il suo mestiere sa come compattare le informazioni e raccoglierle in modo ordinato senza inviare messaggi uno di seguito all’altro. Chi legge si sente travolto o travolta dalla sequenza e può dubitare della tua solidità emotiva e affidabilità: sente caos anziché cura e competenza. I messaggi frammentati, inoltre, creano molta confusione nel caso in cui la persona iniziasse a rispondervi uno a uno.
Non dilungarti
Anche se ti può sembrare utile dare tante informazioni e spiegazioni, farlo è controproducente. Chi ti legge si perde, lascia lì il messaggio oppure inizia a farti domande di cui hai già scritto la risposta nel tuo messaggione lungo. In pratica, anziché offire un’immagine di preparazione e conoscenza, confondi e puoi addirittura comunicare insicurezza o un bisogno eccessivo di controllo. Il risultato è che perdi tempo e, anche, clienti.
Non dimenticare di salutare e firmare
I saluti, sempre! Chiaro, non durante una conversazione sincrona in cui lo scambio è immediato. Tuttavia, quando scrivi per prima/o un messaggio o quando rispondi in modo completo a una richiesta, saluti inziali e finali e firma sono necessari. Cerca saluti che ti somiglino e che siano coerenti con la relazione che hai con la persona a cui stai scrivendo e con il contenuto del tuo messaggio. A contenuto gioioso saluti goiosi, a contenuto neutro saluti neutri, a contenuto spiacevole… dipende! In questi casi a volte sono preferibili saluti caldi e complici, altre saluti neutri.
Non esagerare con le emoji
Le emoji sono ottime anche nelle attività professionali. Possono essere un tuo segno distintivo o aiutarti ad arricchire il senso o il tono di una frase. Utilizza emoji semplici e chiare, evita quelle molto spiritose a meno che il contesto non lo richieda. Se la persona con cui ti stai scrivendo usa un’emoji, puoi utilizzare la stessa per reciprocità (come quando una persona ci sorride e rispondiamo al sorriso). In un messaggio ce ne stanno bene due, massimo tre se al centro del testo c’è un passaggio da sottolineare. Le altre due sono ottime in apertura e chiusura.
Non scrivere in burocratese!
Il burocratese è la “non-lingua” di cui parlava Italo Calvino. La conosci bene perché quasi tutti i documenti ufficiali fino a pochissimo tempo fa hanno continuato a essere scritti in burocratese. Paroloni pomposi e incomprensibili, frasi lunghe e arzigogolate, frasi ritualistiche di cortesia (con la presente le comunico che…; colgo l’occazione per porgere…): evitale più che puoi, non solo in chat!
Attenzione alla punteggiatura!
La punteggiatura specifica l’intenzione del tuo messaggio. Abbine cura perché sbagliare la punteggiatura significa sbagliare il tono con cui stai comunicando e qualche volta può diventare un problema e creare conflitti, fraintendimenti e perdite di tempo. Cura i punti, le virgole, il punto interrogativo e usa un solo punto esclamativo: usarne di più non è corretto grammaticalmente e ti fa pure passare per eccessivamente entusiasta!
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